個人情報の流出トラブルを起こしてしまうと、企業の信頼は失墜します。採用活動で取得した多数の個人情報の取り扱いには、特に注意が必要です。
個人情報の取り扱いについては、個人情報保護法によって詳細にルールが定められています。
今回は、個人情報保護法に定められたルールの全体像を解説します。採用担当者の方は、候補者の個人情報の取り扱いを検討する際の参考としてください。
目次
2022年4月1日施行予定｜改正個人情報保護法による規制強化のポイント
「個人情報」とは？
個人情報保護法で保護される「個人情報」とは、以下のいずれかに該当する情報を意味します（個人情報保護法2条1項）。
①情報に含まれる氏名・生年月日その他の記述等により、特定の個人を識別することができるもの
②以下の符号（個人識別符号）が含まれるもの
・DNA情報や容貌など、身体的特徴を変換した符号
・旅券番号
・基礎年金番号
・免許証番号
・住民票コード
・個人番号（マイナンバー）
・健康保険証の被保険者記号、番号
など
「特定の個人を識別することができる」という点が、個人情報該当性のポイントです。求職活動を行っている際に、応募先企業に提出する応募情報や履歴書などは、特定の個人を識別することができる情報ですので、「個人情報」として保護されます。
なお、データベース上で保存・管理されている個人情報は「個人データ」と呼ばれています（同条6項）。個人データも、個人情報の一種です。
個人情報・個人データの取り扱いに関する事業者の義務
個人情報保護法では、個人情報・個人データを取り扱う事業者に対してさまざまな義務を課すことで、漏えいや不正利用などの防止を図っています。
個人情報・個人データの取り扱いに関する主なルールは、以下のとおりです。
①利用目的の特定（個人情報保護法15条）
個人情報を取り扱うに当たっては、利用目的をできる限り特定しなければなりません。②目的外利用の制限（同法16条）
本人の事前同意を得ることなく、利用目的を超えて個人情報を取り扱うことは、原則禁止されています。③適正な情報取得（同法17条）
偽りその他の不正な手段を用いて、個人情報を取得することは禁止されています。また、要配慮個人情報（障害・健康診断結果・診療調剤履歴・前科前歴など）を取得する際には、原則として本人の事前同意が必要です。④利用目的の公表または通知（同法18条）
個人情報の利用目的をあらかじめ公表するか、または個人情報を取得する都度、本人に通知しなければなりません。⑤データの正確性の確保・不必要なデータの消去（同法19条）
個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用の必要性がなくなったときは、遅滞なく個人データを消去するよう努めなければなりません。⑥安全管理措置（同法20条）
個人データの漏えい・滅失・毀損を防止するため、必要かつ適切な措置を講ずる必要があります。
（例）パスワードやアクセス権の設定、セキュリティソフトの導入など⑦従業員や委託先の監督（同法21条、22条）
従業員に個人データを取り扱わせる際には、従業員に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。外部委託業者に個人データを取り扱わせる場合にも、同様の監督義務が発生します。⑧第三者提供の制限・記録の作成・確認（同法23条～26条）
個人データを第三者に提供する際には、原則として本人の事前同意が必要です。また、個人データの第三者提供を行った場合には、その記録を作成・保存しなければなりません。さらに、提供先の第三者に対して、個人データ取得の経緯等を確認することも求められます。⑨苦情の処理（同法35条）
個人情報の取り扱いに関する苦情を受けた場合には、適切かつ迅速に処理するよう努めなければなりません。また、苦情処理に必要な体制を整備することも要求されます。⑩匿名加工情報に関する義務（同法36条～39条）
「匿名加工情報」とは、個人情報を加工して、復元不可能な形で特定の個人を識別できないようにした情報です。匿名加工情報を作成する際には、個人情報保護法施行規則に定める基準に従う必要があるほか、識別行為が禁止され、さらに安全管理措置等の実施などが求められています。
個人データに関する本人の権利
事業者が保有する個人データについては、本人の意思によってコントロールできるように、個人情報保護法によって以下の権利が認められています。
①保有個人データに関する事項の公表等（個人情報保護法27条）
事業者は、保有個人データの利用目的や、開示・訂正・利用停止等の請求方法などを、本人の知り得る状態に置かなければなりません。②開示請求（同法28条）
事業者が保有する個人データの開示を請求できます。③訂正等（同法29条）
事業者が保有する個人データの内容が事実でない場合に、内容の訂正・追加・削除を請求できます。④利用停止等（同法30条）
事業者が保有する個人データが目的外利用されており、または不正取得されたものである場合には、個人データの利用の停止または消去を請求できます。
採用候補者から保有個人データの開示・訂正・利用停止等を請求された場合には、企業は原則として応じる義務があります。
なお事業者には、一定の場合には開示・訂正・利用停止等の請求に応じないことも認められていますが、その場合には本人に対して理由説明をする努力義務が課されています（同法31条）。
2022年4月1日施行予定｜改正個人情報保護法による規制強化のポイント
2022年4月1日より、改正個人情報保護法が全面施行されます。
改正法では、主に以下の変更による規制強化が予定されています。
①利用停止・消去請求の範囲拡大
目的外利用・不正取得の場合に加えて、利用の必要性がなくなった場合や、本人の権利・利益が害されるおそれがある場合にも、利用停止・消去の請求が認められるようになります（改正個人情報保護法30条5項、6項）②開示請求権の拡大
個人データの開示方法を本人が指定できるようになります（改正法28条2項）。さらに、個人データの第三者提供記録の開示請求も可能となります（同条5項）。③Cookie等の開示・利用停止請求
現行法では開示・利用停止請求の対象外となっている、Cookieなどの6か月以内に消去される短期保存データが、新たに対象に追加されます（改正法2条7項）。④仮名加工情報に関する規制
ビッグデータの利活用を想定して、個人情報と匿名加工情報の中間に当たる「仮名加工情報」（改正法2条9項）に関する規制が新設されます。⑤オプトアウト方式の制限（2021年10月1日より施行済み）
以下の個人データについては、オプトアウト方式（本人の同意なく第三者提供を行い、本人の請求があって初めて第三者提供を停止する取り扱い）の対象から除外されました（改正法23条2項）。
・要配慮個人情報を含むもの
・不正に取得されたもの
・他の事業者からオプトアウト方式による提供を受けたもの⑥漏えい等の報告を一部義務化
個人情報の漏えい・滅失・毀損が発生したケースにおいて、現行法では任意とされている個人情報保護委員会への報告が、一部義務化されます（改正法22条の2第1項）。⑦違反時の法定刑の引き上げ（2020年12月12日より施行済み）
個人情報保護委員会の是正命令に対する違反や、報告義務違反などについて、法定刑が引き上げられました（改正法83条～87条）。
その他の改正事項や、各改正点の詳細については、以下の個人情報保護委員会ホームページをご参照ください。
参考：
令和2年個人情報保護法について｜個人情報保護委員会
https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/kaiseihogohou/
まとめ
個人情報の取り扱い体制をきちんと整備することで、流出による企業不祥事のリスクを抑えることができます。また、個人情報の取り扱いがきちんとしていれば、採用候補者に対して優良企業であるとの印象を与えられる可能性もあります。
個人情報保護法は定期的に法改正が行われていますので、最新の法令の内容を踏まえて、採用活動における個人情報取扱マニュアル等の整備を行ってください。
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【著者プロフィール】
阿部 由羅
ゆら総合法律事務所代表弁護士。西村あさひ法律事務所・外資系金融機関法務部を経て現職。ベンチャー企業のサポート・不動産・金融法務・相続などを得意とする。その他、一般民事から企業法務まで幅広く取り扱う。各種webメディアにおける法律関連記事の執筆にも注力している。
https://abeyura.com/
https://twitter.com/abeyuralaw
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