「アルバイトの求人募集に応募は来るが、面接や採用に繋がらない」とお困りの採用ご担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。
株式会社マイナビによる調査の結果、応募者がアルバイト先を決める決め手は「スピード感」と「対応の丁寧さ」が重要であることが分かりました。
本記事では、累計50社以上（累計応募者30万人以上）の採用受付を代行しているマイナビバイトコールセンターサービス担当者監修のもと、貴重な「1応募」を「1採用」に繋げるためのコツをご紹介します。
目次
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応募者がアルバイト先を決める決め手は「スピード感」と「対応の丁寧さ」
スピード感を維持するために、最も重要なことは「折り返しにせず、面接日時設定まで完結すること」
1. 3コール以内に電話を取れる環境を作る
2. 職場内にアルバイト募集を受け付けていることを周知する
3. 電話応対の担当者と不在時の対応フローを明確にしておく
4. 幅広く面接可能な時間を用意しておく
5. 面接予定表を事前に用意しておき、すぐ確認できるようにしておく
1.静かな場所で電話を受ける
2.応募に対して感謝を伝え、丁寧な言葉遣いを心掛ける
3.ゆっくり、はっきり話す
4.募集している求人情報を電話の近くに置いておく
5.面接前日にリマインドコールを行う
電話応募の受電から応募データの集計までをサポートします
集計したデータを元に、採用活動の効率を向上させます
アルバイトの応募対応スキルに長けたスタッフが対応いたします
ご希望の条件に当てはまる方のみ面接日程を設定することが可能です
応募者からよくある質問にも回答いたします
企業1社ごとに対応フローを設計します
マイナビバイト掲載のご依頼や採用に関するお悩み、お気軽にご連絡ください！
応募者がアルバイト先を決める決め手は「スピード感」と「対応の丁寧さ」
株式会社マイナビの調査では、アルバイト先を決定する際の要因として最も多かったのは「応募後にすぐに企業から連絡がきた」で、30.7%の支持を得ています。次いで「すぐに合否通知の連絡が来た」が28.8%という結果となりました。*1 具体的な日数について、アルバイトを探してから採用されるまでの期間については、全体の42.7%が「1週間未満」と回答しており、アルバイトの応募から面接の決定、採用通知までのスピード感が重要であることが示されています。このことから、1週間未満での対応が鍵となることが分かります。
さらに、「時給やシフトの融通などの勤務条件について詳細を教えてくれた」という回答が26.0%、また「採用担当者が話しやすい雰囲気だった」という回答が20.9%という結果が得られました。このことから、スピード感だけでなく、丁寧な対応も求められていることが伺えます。
*1 引用）株式会社マイナビ「アルバイト就業者調査」p8
スピード感を維持するために、最も重要なことは「折り返しにせず、面接日時設定まで完結すること」
電話を折り返しで対応する場合、タイミングが合わず連絡がつかなくなってしまう危険性が上がります。特に、応募者が他の企業にも応募している場合、タイミングを逃すと採用のチャンスを失ってしまうことがあります。そのため、電話を折り返しにせず、できるだけ早く連絡を取り、応募者とのコミュニケーションを円滑に進めることが鍵となります。
電話を折り返しにしないためにできることは下記の5点です。
1. 3コール以内に電話を取れる環境を作る
折り返しにしないためには、まずは応募の電話を受け取る必要があります。もしコールが長引いてしまうと、応募者は電話を切ってしまうだけでなく、そのまま掛け直さずに他の企業へ応募してしまうリスクがあります。
一般的に、3コール以内に電話を取ることがビジネスマナーとされており、3コール以内に電話に出られるような環境を作ることが非常に重要です。
2. 職場内にアルバイト募集を受け付けていることを周知する
職場内でアルバイト募集を受け付けていることを周知することも非常に重要です。マイナビバイトコールセンターで、応募者からよく寄せられる質問の一つに「まだ募集しているか」という内容があります。この質問に対して、電話を受けたスタッフが募集の状況や内容を把握していない場合、応募者に不信感を与えてしまう可能性があります。
さらに、スタッフが情報を持っていないことで、応募者が「この職場では採用活動を行っていない」と誤解してしまう危険性も高まります。このような誤解を避けるためにも、全てのスタッフが募集状況をしっかりと理解し、適切に対応できるようにすることが求められます。
3. 電話応対の担当者と不在時の対応フローを明確にしておく
まず、応募受付の担当者を事前に決めておくことで、スムーズに取次ぎができる体制を整えます。さらに、応募受付担当者が休憩中や休暇の日で不在の場合、誰がどのように電話に対応するのかをあらかじめ決めておくことが必要です。このように、担当者と不在時の対応フローを整備することで、応募者への対応が途切れることなく、適切な対応ができる体制を整えることができます。
4. 幅広く面接可能な時間を用意しておく
幅広く面接可能な時間を用意することは、応募者のニーズに応えるために非常に重要です。面接日時について相談された際に、応募者の希望に合わない場合、その場で辞退されてしまう可能性があります。そのため、さまざまな時間帯で面接を行えるように、柔軟に対応できるようにしておくことが大切です。
例えば、「毎日夕方だけ」や「毎週月曜日だけ」といった特定の時間帯や曜日に限定せず、柔軟に対応できるように幅広く設定することで、応募者のニーズに応えることができます。
5. 面接予定表を事前に用意しておき、すぐ確認できるようにしておく
面接予定表を事前に用意し、すぐ確認できるよう、タブレット端末などに記録し電話の近くなど手元に置いておくことをおすすめします。これにより、担当者が不在の場合でも、他のスタッフが迅速に面接日程を設定できるようになります。
面接予定表を常に手元に置いておくことで、応募者からの問い合わせに対して即座に対応でき、スケジュール調整がスムーズに行えるため、応募者の印象も良くなります。このような準備をすることで、より効率的な面接の運営が可能となります。
丁寧な対応を行うためのコツ
応募者に対して丁寧に対応することは非常に重要です。不十分な対応をしてしまうと、応募者が辞退する可能性が高まります。さらに、もし応募者が不満を抱いた場合、その悪評がSNSや口コミを通じて広まるリスクもあります。これにより、企業のイメージが損なわれ、今後の採用活動に悪影響を及ぼす可能性があります。
したがって、応募者への丁寧な対応は、採用率を上げるためだけでなく企業の評判を守るためにも非常に重要です。
アルバイト先を決定する際の要因として上がっていた「時給やシフトの融通などの勤務条件について詳細を教えてくれた」「採用担当者が話しやすい雰囲気だった」という印象を与えるためのコツを5つご紹介します。
1. 静かな場所で電話を受ける
電話を受ける際には、静かな場所を選ぶことが非常に重要です。騒がしい環境では、応募者があなたの声を聞き取れない可能性が高くなります。応募受付の電話は、面接日程や持ち物についての重要な情報を伝えることが多く、相手がしっかりと音声だけで理解できるように配慮する必要があります。
2. 応募に対して感謝を伝え、丁寧な言葉遣いを心掛ける
応募者が安心して話しやすい雰囲気を作るために、電話の冒頭で「ご応募いただき、ありがとうございます」のような感謝の表現を伝えることや丁寧な言葉遣いを心掛けることが、応募者との良好な関係を築くための第一歩です。
電話でのコミュニケーションでは、対面でのコミュニケーション以上に丁寧な言葉遣いを心掛けることが重要です。友達口調ではなく、「です」「ます」といった丁寧語を使用することを心掛けましょう。
3. ゆっくり、はっきり話す
応募者が面接日や持ち物についてメモを取る時間を作るためには、ゆっくりとはっきりと話すことが重要です。特に、重要な情報を伝える際には、スピードを落として、相手が理解しやすいように配慮しましょう。必要に応じて、重要なポイントを繰り返すことも効果的です。これにより、応募者は安心してメモを取ることができ、情報を正確に把握することができます。
4. 募集している求人情報を電話の近くに置いておく
応募を受ける電話の中で、仕事内容や具体的なシフトについて質問される機会は少なくありません。そのため、応募者からの質問に迅速かつ的確に答えるために、募集している求人情報を電話の近くに置いておくことをおすすめします。こうすることで、すぐに確認できる環境を整えることができます。
例えば、応募者から「この職種の具体的な業務内容は何ですか？」や「金曜日に働くことはできますか？」といった質問があった場合、すぐに求人の募集情報を参照することで、正確な情報を提供できます。
応募者が持つ疑問や不安に対して即座に答えることで、応募者は安心感を得ることができます。特に、初めてのアルバイトを考えている応募者にとっては、こうした情報が大きな安心材料となるでしょう。
5. 面接前日にリマインドコールを行う
面接の前日に「明日の面接について、お時間は問題ないですか？」と確認の電話を入れるリマインドコールを活用することで、応募者の不安を軽減し、面接の参加率を高めることができます。
応募を受け付けた電話の最後に「この番号から、面接前日にリマインドコールを行いますので、電話番号を登録しておいてください」と案内しておくと、リマインドコールの受電率を高めることができます。
また、応募者のメールアドレスやSMSの番号がある場合は、テキスト情報としてリマインドメールを送ることも非常に有効です。これにより、応募者は面接の詳細を再確認でき、より安心して面接に臨むことができるでしょう。
マイナビバイトコールセンターをご活用ください
前述したコツを「頭で理解しているが、準備することや他のスタッフに協力してもらうことが多く、実践することは難しい」と感じる採用ご担当者様も多いのではないでしょうか。そんな採用ご担当者様に向けて、マイナビバイトでは、応募受付サービスをご用意しています。採用活動における応募者受付・面接日程の調整などの「確認するプロセス」をマイナビバイトコールセンターが代行いたします。
電話応募の受電から応募データの集計までをサポートします
マイナビバイトコールセンターサービスでは、電話応募の受電から応募データの集計まで幅広くサポートします。
・電話応募の受電
・Web応募者への発信
・応募者へのSMSメッセージの送信
・応募データの集計業務
・スカウトメールの配信
・データ入力
・面接前日のリマインドコール（メール）
など、採用に関するさまざまな業務に対応可能です。応募者対応に関わるスタッフの業務を削減できるため、店舗運営などの本業に集中することが可能になります。
集計したデータを元に、採用活動の効率を向上させます
電話応募受付を代行して、店舗の業務工数が削減できるだけでなく、集計したデータを元に効果測定を行い、採用活動の効率化に貢献します。具体的には、「どの店舗に応募数が少ないのか」や「どの店舗が面接率が悪いのか」といった原因分析や媒体選定、効果測定を行うことができます。これらの情報を記録に残すことで、今後の改善に役立てることができます。
アルバイトの応募対応スキルに長けたスタッフが対応いたします
マイナビバイトコールセンターサービスでは、累計応募者30万人以上の応募受付対応を行っており、前述以外の応募対応ノウハウを所持しております。応募対応に長けたスタッフが「応募者受付」や「面接日程の調整」などを代行いたしますので、スムーズで丁寧な応募対応を実現します。
ご希望の条件に当てはまる方のみ面接日程を設定することが可能
募集中の店舗やシフトの情報を共有していただくことで、店舗が求める条件を満たした方のみ面接日程を設定することが可能となります。具体的には、「金曜日にシフトに入ることが必須になりますが問題ありませんか？」「12時から17時までのシフトに入れる方を募集していますが問題ありませんか？」といった質問を事前に行い、勤務可能な応募者のみ面接日時を設定することも可能です。
応募者からよくある質問にも回答いたします
事前に回答を用意していただければ、FAQに沿ったお問い合わせ対応も行います。
応募者から質問の多い「制服はどうなっていますか？」「給料日はいつですか？」や「日払い・週払いには対応していますか？」といった質問にも応募電話のタイミングでお答えします。
企業1社ごとに対応フローを設計します
応募から採用までのプロセスは、企業ごとに異なるニーズや要件があります。そのため、マイナビバイトのコールセンターサービスでは、各企業の特性に応じた対応フローを設計します。具体的には、以下の要素を考慮してカスタマイズを行います。
マイナビバイトのコールセンターサービスでは、企業ごとの特性や要望に基づいてカスタマイズした対応フローを設計することが可能です。
アルバイト採用の応募受付についてお悩みの方は、お気軽にご相談ください。
備考欄に「コールセンターサービスについて」と記載いただくとスムーズです。
まとめ
応募後、面接や採用につながらずお困りの採用担当者の皆様に向けて、電話応募を採用につなげるためのコツを10個ご紹介しました。スピード感を持って対応することや応募者に対して丁寧な対応が大切です。不十分な対応をしてしまうと、応募者が辞退する可能性が高まりますので、注意が必要です。
応募者対応にお悩みの方は、マイナビバイトまでぜひご相談ください。
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＜監修者プロフィール＞
マイナビバイト コールセンターサービス担当者
株式会社マイナビBX
アルバイトRPOグループ マネージャー
米本 直史
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アルバイト採用受付窓口に特化した組織の責任者として、採用代行サービスを実施。
これまで累計30社以上の応募受付窓口の立ち上げに関与。
応募受付から効果測定まで幅広く企業の採用成功に向けたサポートを行っている。
採用担当者の工数削減と面接設定率の改善へ向け、アプローチいたします。
マイナビバイト掲載のご依頼や採用に関するお悩み、お気軽にご連絡ください！
マイナビバイトでは採用受付代行サービスをご用意して、貴社の採用をサポートいたします。「店長が多忙で応募の電話を受けることができない」「応募者への連絡で採用本部の工数が膨れ上がっている」など、応募から採用、合否連絡までの各フェーズで発生している課題を解決し、貴社内の工数削減を実現いたします。ぜひご相談ください。企業ごとの対応フローに沿って設計することで、貴社の採用活動をサポートします。
「料金が知りたい」「サービスの詳細が知りたい」とお考えの採用担当者様は、ぜひ以下よりお問い合わせください。
コールセンターサービスについてご興味がある方は、備考欄に「コールセンターサービスについて」と記載いただくとスムーズです。
マイナビバイトに問い合わせる（無料）
電話番号：0120-887-515（受付時間 9:30～18:00）
マイナビバイトは、貴社の採用活動を全力でサポートいたします。求人掲載をお考えの方だけでなく、アルバイト・パート採用に関するお悩みをお持ちの方からのご相談も歓迎しております。私たちは、応募から採用・定着までをしっかり伴走し、貴社の課題解決に寄り添います。ぜひこの機会にお問い合わせください。
