採用活動の効率化や改善を目的に採用管理クラウドツールを導入する企業がとても増えています。
しかし多くのクラウドツールが存在し、導入を検討するにあたっても「何を基準に選べばいいかわからない」と感じる人事担当者様も多いのではないでしょうか。

本記事では、自社にぴったりなツールを見極めるためのポイントや注意点をお伝えします。

この記事はこんな方におすすめ！ ・自社に合う採用管理クラウドツールを探している方 ・採用管理クラウドツールをすでに導入している方 ・採用管理クラウドツールに興味がある方

 

目次

採用管理クラウドツールとは
採用管理クラウドツールの市場動向
失敗しない採用管理クラウドツールの選び方
まとめ

採用管理クラウドツールとは

採用管理クラウドツールは別名ATS（Applicant Tracking Systemの略）とも呼ばれ、企業の採用活動をツールの力で効率化・質の向上をさせるものです。

上図は、一般的な企業様の採用活動の流れを時計回りに表したものです。
いつ頃までに何名採用するか、採用計画を立てるところから始まり、媒体選定・募集・応募・面接設定・面接・採用・効果測定、そしてまた採用計画を立てる、というサイクルで採用活動は回っていきます。

これほどたくさんの業務を抱える人事担当者様の負担を軽減し、効率的で質の高い採用活動を行うために、採用管理クラウドツールが存在しています。

採用管理クラウドツールの市場動向

採用管理クラウドツールについて弊社にお問い合わせをいただいたお客様から「最近自社にぴったりなツールを選ぶのが本当に大変になってきている」という声が多く寄せられています。
そのような声が上がる要因としては、大きく分けて以下の3点が考えられます。

①ツールの種類が多い
採用管理クラウドツールは元々求人募集を請け負う企業が開発・提供していましたが、最近は雇用・勤怠管理系の企業も参入してきています。
新卒採用や中途採用・アルバイト採用・人材紹介などの雇用形態や採用フローの違いによってもツールが細分化されてきており、特徴もそれぞれ異なります。

②コンセプトモデル・特化型の増加
機能を制限することで安価で提供しているツールや、広告がパッケージ化されたツールなど、何かに突出した特徴を持ったツールも増えてきています。
この場合、特化した機能だけでなく自社が必要としている機能が備わっているか、慎重に仕様を確認する必要があります。

③新しい技術の導入
オンライン面接や録画面接、SMSやチャットボット、各種SNS等を用いて応募者とのやり取りができる機能が搭載されたツールも存在しています。
新技術が搭載されているツールは魅力的ですが、使いこなせずに費用だけがかさんでしまう可能性もあるため「本当に必要な機能か」「使いこなせるのか」を検討した上でツールを選ぶ必要があります。

採用管理クラウドツール市場は日々拡大し、ツールも多種多様になってきています。やりたいことと合致しない分野に秀でたツールを選んでしまうと、やりたいことに則した機能がないなど、十分な効果が期待できなくなってしまいます。

失敗しない採用管理クラウドツールの選び方

採用管理クラウドツールを選ぶ際にしておくべきことを4つに絞ってご紹介していきます。
良くある失敗例も一緒にご紹介していきますので、ツール選びの際にお役立てください。

①導入目的を決める

まず、クラウドツールを導入する目的を明確にしましょう。
目的が明確になる前にツールを決めてしまうと、以下のような失敗が起こることがあります。

よくある失敗例 ・とにかく性能が良さそうなものを選ぶ →金額が高い／使用しない機能が多い／使いこなせない ・有名なサービスだから／有名な企業が使ってるから選ぶ →自社の採用フローに合わない／もっと適正価格で使えるツールがあった ・とにかく安いものを選ぶ →機能制限が多い／やりたい事ができない／経費が安いため活用せず放置される

便利な機能や、知名度の高いツールが必ずしも自社に合ったものとは限りません。ツールを導入することで解決したいと思っている課題と親和性の高いツールを選ぶことが大切です。
採用活動における悩みや課題から導入目的を設定できると、課題解決につながる運用が可能になります。

導入後に後悔しないために、以下の3つのポイントに沿って導入目的を定めてからツールを検討していきましょう。

失敗しない導入目的の決め方 1.　採用活動の課題を見つける（3～5つ程度） 2.　課題に対する理想像やゴールを考える 3.　課題と理想のギャップが大きかった1～3個を導入目的とする

②サービスの調査をする

サービスの営業担当から話を聞くだけで調査をせずに導入を決めてしまうことで起こりうる失敗は以下のようなものが挙げられます。

よくある失敗例 ・実際の画面や操作など細かな仕様を確認せず選ぶ →使いにくい部分が多い／出来ると聞いていたが出来ない ・追加料金が発生するところを確認せず選ぶ →予算が取れておらず実施できない ・どのような集計が出せるか確認せず選ぶ →必要なデータが取れていない／表計算ソフトで出力できない／効果測定機能がない

口頭での説明や資料でわかりにくかった点は、操作画面を見せてもらったり、実際に自分でデモ画面を触ったりして体験することを強くお勧めします。
また、使いたい機能が決まっている場合は、提示されている費用内で使用できるものなのか、追加費用が必要なのかを必ず確認しましょう。
ツール導入後に「思っていたものと違う」と感じることのないよう、以下のポイントに沿って事前調査をしっかりと行いましょう。

失敗しないサービス調査の仕方 1.　契約前にデモ画面の発行や提案書の作成を依頼する 2.　導入目的が達成できるのか実際に一通りの機能を触ってみる 3.　やりたいことに追加料金がかからないのかを確認する

③導入後の利用イメージを具体的に想定する

クラウドツールの導入を決めるのは本部・本社のご担当者様、実際に使用するのは現場の店長様や支社・支店の方、というケースも多いです。頻繁に使用することになる方にとって使いやすいツールになるかどうかを検討せずに決めてしまうことで起こりうる失敗は以下のようなものが挙げられます。

よくある失敗例 ・現場、実務担当者が利用することを想定せず選ぶ →現場の誰も使ってくれない／現場が独断で他のサービスを導入していた ・システム導入の価値が発揮されるのか想定せずに選ぶ →現場・実務担当者の応募者対応の工数を削減できる施策ができない ・応募者対応の機能を把握せずに選ぶ →応募者の未対応通知がなく対応漏れが生じる／選考状況ステータスがカスタマイズ出来ない

このような失敗をしないために、以下のポイントに沿って対応を進めていきましょう。

失敗しないために対応しておくべきポイント 1.現場（実務担当者）から数名のアドバイザーを集める 2.アドバイザーにデモ画面を使ってもらい感想をもらう 3.現場（実務担当者）向け事前説明会を実施する

導入するクラウドツールを提供する企業に依頼をすれば、説明会等を実施してもらえることもあるので、事前に確認しておきましょう。

④フォロー体制を確認する

どんなに良い機能でも、使い方がわからなければ導入の目的は果たせません。
操作に悩んだ際に問い合わせが簡単にできるのか、操作方法の確認はスムーズにできるのかなどを確認しておきましょう。
フォロー体制について確認しておかなかった場合、以下のようなことが起こりえます。

よくある失敗例 ・問い合わせ先・問い合わせ方法を確認せずに選ぶ →困った時の連絡先が分からない・存在しない／操作不明点が解決しない／個別対応をしていない ・求人原稿メンテナンスについて確認せず選ぶ →求人原稿作成のサポートがない／応募改善の相談ができない ・定期的な振り返り体制を確認せず選ぶ →最新のトレンドや他社動向を知ることが出来ない／採用課題の発見・解決をすべて自社で行う必要がある

ツールによっては安価での提供を実現するため、フォロー体制を整えていないサービスも存在します。
以下の内容は事前に確認を取っておくことがおすすめです。

失敗しないために確認しておくべきポイント 1.フォローの頻度や手段などを確認する 2.操作方法がわからなくなったときの解決手段を確認する 3.導入目的の達成まで伴走してくれるサービスかどうか確認する

機能や操作性だけでなく採用活動全般の課題解決に向けて、ともに考えてくれるサービスを選ぶこともおすすめです。

まとめ

今回は、自社にぴったりな採用管理クラウドツールを見極めるためにしておくべき4つのポイントを紹介しました。

①導入目的を決める
②サービスの調査をする
③導入後に起こりうることを想定する
④フォロー体制を確認する

失敗例と失敗しないためのポイントをあわせて確認し、自社に合ったクラウドツール選びにぜひお役立てください。

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マイナビバイトが提供するアルバイト・パートの採用管理クラウド「Entry Pocket（エントリーポケット）」のご紹介です。

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本記事でご紹介した採用管理クラウドツールを見極めるポイントに沿って、Entry Pocketのサービスを簡単にご紹介します。

①導入目的を決める： 当社専任担当が課題発見から導入目的の設定までお手伝いさせていただきます。 ②サービスの調査をする： 無料でデモ画面を発行しているので、ご契約前に操作を体感していただけます。 ③導入後の想定： 使いやすさを追求するためお客様のご意見を機能に反映する開発体制を構築しております。 ④フォロー体制を確認する： 1名以上の営業担当による導入担当者様へのフォロー、操作方法などの質問に土日含めお答えできるサポートセンターをご用意しております。

ご導入を本格的にご検討の方から情報収集段階の方まで、まずはお気軽にご連絡ください。

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