求人募集をする際、「スムーズな採用活動の流れがわからない」「求職者の方と連絡が繋がらない」「面接・採用を辞退されてしまった」など、初めて採用活動をおこなう方も、何度も採用活動をおこなったことがある方も、このような悩みを抱えたことがあるかもしれません。もちろん、採用担当の人数や経験値によって、抱える悩みも異なります。
しかしながら、どのような企業も１回の募集で効率的に人員を確保したいという気持ちは変わりません。採用活動を効率的に進めるための重要なキーワードは、「スピード」です。今回、「スピード」に焦点を当て、今日からすぐに使える3つのポイントをご紹介します。
目次
意外とシンプル！「ファーストコンタクト」を押さえてすべてを制す！？
意外とシンプル！「ファーストコンタクト」を押さえてすべてを制す！？
まずはじめに、Web媒体で採用活動をする際の一般的な「応募から採用まで」の流れをご紹介します。
「応募から採用まで」の流れの中で、どの段階も求職者の方とのやり取りが必要不可欠です。中でも、一番重要なポイントは「②面接日時の調整」の『ファーストコンタクト』となり、求職者の方へのファーストコンタクトは、『早さ』が重要です。
応募してすぐに連絡が来る企業と、連絡がなかなか来ない企業では、圧倒的に前者のほうが企業に対してのイメージも好印象です。また、面接日時の確約が早いだけで、求職者の方の就業意欲も高まり、その後の面接・採用もスムーズに進めることができます。さらに、面接率の高い企業や面接のキャンセルが少ない企業は、応募が入った「当日から3日以内」に求職者の方に連絡を取っている傾向にあります。このように、採用成功のカギを握るのは求職者への素早いファーストコンタクトと言えます。
「対応が遅い！」と思わせないスピーディーな面接調整とは？
マイナビバイトで集計しているデータをもとに、求職者の方が企業に対し、「対応が遅い」「応募したのに連絡がない」と感じる日数についてご紹介します。
図1 マイナビバイト「応募から問い合わせ発生までの調査データ」
応募した企業から連絡がない場合、図1から求職者は「4日以上7日以内」で企業の対応状況について不安を感じ、マイナビバイトのユーザーサポートセンターに問い合わせをする割合が増えています。
つまり、応募から求職者の方へのファーストコンタクトが4日以上かかると、「対応が遅い企業である」と認識される可能性があります。
しかしながら、「忙しくて応募が入ってもすぐに連絡することが難しい」「連絡しているが求職者の方に電話をしても繋がらない」などの環境下で採用活動をしている方もいるかと思います。そのような採用担当の方に、面接調整のスピード感を意識しつつ、工数を減らして求職者の方と連絡を取る方法をご紹介します。
面接調整をする際、メールで求職者の方と日時調整をしている方も多いと思いますが、メールでのやり取りではレスポンスの速度が落ち、時間がかかる傾向にあります。
そこで、おすすめしたい面接調整方法が以下の2つです。
「メールでの連絡だと見逃してしまう」という求職者の方も多くいるため、電話やSMSでやり取りをおこなうとスムーズに面接日時を設定できる確率が高まります。また、面接日時の連絡をする際には、あらかじめ日時を企業側から提示して連絡をすることをおすすめします。日時の選択肢を提示することで、求職者の方とのやりとりの回数を減らすことができ、面接日時確定までの時間を短縮することができるからです。それが、面接確約率のアップにも繋がります。
最後のスピード勝負！「いいな！」と思ったらすぐに結果通知
企業ごとに面接数や採用人数が異なるため、面接終了後「1週間以内に合否の連絡をします」「合格の場合のみ連絡をします」など、対応方法はさまざまだと思います。
しかしながら、「すぐに働きたい！」「他にも応募しているので早く採用された方で働く！」という求職者の方もいるため、合格の連絡が少し遅れたばかりに、内定を辞退されてしまうケースは少なくありません。
ここで、非正規雇用の【新しくはじめた仕事が決まるまでに選考を受けた社数】についてご紹介します。
図2 株式会社マイナビ「非正規雇用に関する求職者・新規就業者の活動状況調査（11月-12月）」調査期間：2021年1月4日（月）～1月7日（木）（マイナビ調査））
URL：https://www.mynavi.jp/news/2021/03/post_30348.html
図2から新しくはじめた仕事が決まるまでに選考を受けた社数の平均は【アルバイト】が2.3社、【派遣社員】が2.2社、【契約社員】が2.8社、【嘱託】が2.4社となっています。
また、求職者の方が【合否の結果通知までの希望する期間】をご紹介します。
図３ 株式会社マイナビ「アルバイトに関するユーザー調査報告書【サマリー編】」
調査時期：2020年9月25日（金）～2020年10月5日（月）（マイナビ調査））
URL：https://nalevi.mynavi.jp/download/11847/
合否の結果通知までに希望する期間として、最も多い回答は「3日程度」で全体の37.2％となっています。また、「5日程度」までを含むと59.2％と全体の半数以上を占めています。
つまり、アルバイトスタッフ募集の求職者の方であれば、平均2.3社選考を受けており、面接から合否の結果通知は「3日程度」を希望しています。複数の選考を受けている場合、早く合否の結果を出してくれる企業に就業を決めてしまう可能性も高まるため、面接後に「採用したい」と思う求職者の方がいる際は、「3日以内」に結果通知をすることでスピード感をもって採用活動を成功へと導くことができます。
「採用活動はスピード勝負！」3つのポイントのまとめ
ファーストコンタクト、面接調整、結果通知と、採用活動でスピード感を重視すべき３つのポイントについて、ご紹介をしました。ぜひこの３つのポイントを押さえて、今日からおこなう採用活動の参考にしてみてください。
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