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面接研修や業務内容のヒアリングでオフィスワークのアルバイトの定着を促す


着物やブランド品などの買取・販売といったリユース事業を展開するBuySell Technologies(以下、バイセル)では、オフィスワークのアルバイト採用を中心にマイナビバイトを活用しています。全国にある支店と連携して採用を担当する岡田航さんに、採用活動のポイントを伺いました。

[企業紹介]
会社名:株式会社BuySell Technologies(https://buysell-technologies.com/
本社所在地:東京都新宿区四谷4-28-8 PALTビル
設立:2001年1月16日
事業内容:着物・ブランド品等リユース事業

 

目次

※各目次をクリックすると、読みたい内容をすぐにご覧いただけます。

本社と現場の担当者で異なる採用の常識をすり合わせて採用成功へ
業務内容のミスマッチを防ぐため、応募時、面接時、採用後も細かくフォロー
オフィスワーク人材に強い印象があるマイナビバイト
使いやすいシステムと細かなフォローによる会社状況の共有がポイント
まとめ

本社と現場の担当者で異なる採用の常識をすり合わせて採用成功へ

倉庫作業などの軽作業のほか、オフィスワークのアルバイト採用を行っているバイセル。どのような流れで採用活動をされているのかを伺いました。

ーーー採用までの流れについて教えてください

岡田さん 弊社では現在、業務拡大につき全国の現場で事務アルバイトの需要が高まっています。採用までの主な流れは、募集広告の掲載・面接の設定までを本社が担当し、面接と採用の合否判断は現場が、その後の事務手続きは再び本社が担当しています。

具体的には、支店から募集の依頼があったタイミングで、他の支店にも声をかけて全体の需要を確認。募集が久々となる支店には、面接前に研修を行い、より良い結果が出るようにお手伝いします。並行して募集広告の掲載、応募者と連絡を取り面接日を設定するなどの作業を行って各現場に引き継ぎます。

採用候補者に関しては入社に関する事務手続きはこちらで行い、その後は現場にお任せとなります。万が一、候補者がいなかった場合は、今後の募集広告と希望人材とのミスマッチを減らすためにも、不合格の理由を現場にヒアリングします。

ーーー支店に行う、面接前の研修とはどのようなことをされているのでしょうか
岡田さん 支店の中には、アルバイト採用が初めてだったり、久しぶりだったりするところがあります。また面接を行うのは初めてという担当者もいます。その場合、その方がアルバイトしていた10~20年前の市況感のまま面接に臨んでしまう可能性があります。しかし今は売り手市場です。応募者は仕事内容だけではなく職場の雰囲気などもしっかり見て、自分に合うかどうかを判断し、少しでも違うと思えばこちらが採用したいと思っても入社していただけません。

そこで面接担当者にはオンラインで30分~1時間ほどの研修を行い、最近のアルバイト採用の市況感や、時給の相場感、働く人たちの意識の変化などを伝えています。特にオフィスワークですと支店側からは週5日勤務を望まれますが、応募の母数を増やしたいことから募集の段階では必須にはしていません。週1~2回を希望される方に出勤日をご相談させていただくこともあるため、強制的にならないよう注意喚起するのはもちろん、週1~2回が3人いれば問題ないといった考え方の転換となるアドバイスを伝えています。「そうなんだ、知らなかった」と驚かれる方も多く、私たち採用の前線に立つ担当者と現場に温度差があることを肝に銘じています。

ーーーアルバイトが働く現場となる支店や部署と、かなり密なやりとりをされているのですね
岡田さん そうかもしれません。面接が終わった後に、ヒアリングをすることも多いです。主に、募集を見た応募者と、現場の認識が違っていた点があれば教えていただくようにしています。認識が違うということは募集広告の内容が応募者に上手く伝わっていなかったということ。齟齬の部分を明確にして、次の原稿に生かすようにしています。

また、応募があったにもかかわらず採用者数が予定数に至らなかった時などは、不採用の理由をヒアリングしています。現場側の求めるレベルが高すぎていないか、応募者と募集内容にミスマッチがないかなどを確認し、場合によっては面接担当者の意識を改めてもらったり、募集広告を修正したりと適宜対応しています。

業務内容のミスマッチを防ぐため、応募時、面接時、採用後も細かくフォロー

バイセルでは、採用したアルバイトの多くが1年以上勤めているそうです。定着に向けたポイントを教えていただきました。

ーーー募集の際に工夫している点、気を付けている点はありますか?

岡田さん 弊社はリユース事業を行っておりますが、それだけではどのようなオフィスワークになるのかわかりにくいと思います。実際の業務内容には軽作業などがあるものの、応募者の人は「軽作業」と聞いてもどのくらいの軽さなのか想像がつきにくいでしょう。そのため、募集広告の記事にはより具体的で、働いた時のイメージがしやすくなるような表記を心掛けています。例えば、商品の検品、バーコード貼り、段ボール詰め、備品の補充といった具合です。

そこでアルバイトを希望する支店や部署には、面接研修時や電話で任せる予定の業務を具体的に、細かく教えていただくようにしています。ここをきちんと聞くと、面接担当者もどんな業務を依頼したいのかが明確になるんですよね。応募者と現場、双方が良い意味でマッチングできるような記載を心掛けています。

ーーー多くの企業が、応募があっても面接にまで至らないケースに悩んでいますが、何か対策はされていますか?

岡田さん 応募をいただいて面接日を設定するまでの連絡手段に、携帯番号でやり取りができるショートメッセージ(SMS)を利用するようにしたところ、返信率がかなり良くなりました。

弊社では応募者への連絡を1週間は続けるようにしています。とはいえ1~2日以内に連絡が取れた方のほうが面接まで行く確率が高いと感じており、連絡が取りやすいSMSはとても良いですね。2~3日ほどで連絡を止めてしまう企業は多いと聞き、短くすることも考えたことはありますが、せっかくの面接の機会を逃したくないので連絡させていただいています。

ーーー面接時や入社後にされている工夫があれば教えてください

岡田さん 働くイメージをしっかり持っていただき、入社後のギャップが少しでも軽減されるよう、面接時には支店内の見学や、実際に働いている方と話をする機会を設けるようアドバイスしています。

また、入社後の研修は丁寧にするよう心がけています。その他、本社内、私のいる部署で言えば、正社員と同様に定期的な1on1を実施して、アルバイトの心境や業務量に配慮しています。今の業務量で問題ないか、やってみたい業務はないかといった確認や希望を聞くだけではなく、私たちが今抱えている業務量や現状なども伝えて担当してほしい業務を打診すると前向きに検討してくださる方が多いですね。そのおかげかどうかはわかりませんが、アルバイトの定着率も悪くないと思います。

オフィスワーク人材に強い印象があるマイナビバイト

複数の求人媒体を活用しているバイセルではどのような使い分けをしているのか。またマイナビバイトを通した応募者の印象などをお聞きしました。

ーーー募集媒体はどのように活用されていますか?

岡田さん 弊社ではオフィスワークの他に、倉庫での作業などでは定期的に大勢のアルバイトも募集します。マイナビバイトさんはオフィスワークを中心に、各支店で1~2名ほどの少人数の募集の際に利用させていただいています

一方で短期間に大勢の人員が必要な時の募集や、毎月定期的に募集している職種は別の求人媒体を活用しています。主な理由としては、応募から面接対応までトータルでお願いできるためです。短期間で大量のアルバイト募集を私たちの部署だけで対応するには限界があるため、長期間働いていただきたいオフィスワークなどの募集とは切り分けて対応しています。

ーーー媒体による応募者の違いはありますか?

岡田さん あくまでも個人的な印象ですが、マイナビバイトさんはグループで正社員の新卒や転職サイトを運営されているからか、オフィスワーク方面の人材募集に強いような気がしています。加えて仕事にやりがいをもって長く働きたいと、積極的に業務を担当していただけるような働く意欲のある方が多い印象です。長く働いている方も全国にいらっしゃいます。

使いやすいシステムと細かなフォローによる会社状況の共有がポイント

最後にマイナビバイトを利用して良かった点をお聞きしました。

ーーーマイナビバイトのサポートやサービスはいかがでしょうか

岡田さん まず、システムがとても使いやすいです。何よりも、システム上で1日のPV数が毎日見ることができるのは嬉しいですね。どのくらいの反応があるのかといったデータは、募集を続けていくうえでとても重要な情報。場合によっては広告内容や掲載期間の変更も検討したいので、毎日チェックしています。

効果測定のデータも、最低でも1週間に1回はご提供いただけるので助かっています。掲載企業数やアクティブユーザー数はどの媒体も公開はしていただけませんが、掲載企業の増減といった変動や市況感は丁寧に教えていただけるので、臨機応変な採用活動が展開できていると感じています。

また、しばらく募集がない期間があっても、定期的に「いかがですか?」と弊社の近況を確認してくださるので、次に依頼をする時に話が早くて良いですね。間が開いてしまうと、現在の状況からお伝えしなければならないのですが、その手間がないままにこちらの意向に沿った原稿制作をお手伝いいただけるので頼もしいです。希望としては面接対応までをしていただけるアテンドサービスがオプションであると嬉しいです。

また、面接への接続が芳しくない際は、同じ職種での平均時給の相場観や市況観などの情報をマイナビさんから随時ご提案いただいています。時給アップなどすぐ変更することが難しいことでも「この近辺でこの時給は難しい」など、営業というよりも伴走するような良い距離感でお付き合い頂いています。

まとめ

現場と密にコミュニケーションを図り、人材のミスマッチを防いでいる同社。新規に立ち上げた部署や支店では、募集したい人物像(ペルソナ)を作り込むこともあるそうです。そういった細かなフォローがアルバイトの定着率に繋がっているようです。

※本記事の内容は取材時(2023年9 月)の情報です。

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